Seminar online – Seminar tentunya merupakan sebuah acara yang sudah familier dan mungkin Andapun sudah sering atau pernah mengikutinya. Ajang ini sering digunakan untuk membuka pikiran, menambah wawasan hingga keahlian para pesertanya.
Umumnya seminar dilakukan disebuah tempat yang cukup besar untuk menampung para pesertanya. Namun dengan mewabahnya pandemi covid-19 beberapa tahun lalu mendorong berbagai kegiatan agar dilakukan secara online termasuk seminar. Sehingga kini banyak bermunculan acara seminar online yang bisa diikuti hingga ratusan bahkan ribuan orang.
Tahapan Dalam Menyelenggarakan Seminar Online
Dengan efisiennya biaya, waktu serta tenaga baik panitia, peserta hingga pemateri membuat seminar online kini lebih diminati. Bahkan banyak instansi hingga organisasi yang berlomba-lomba dalam mengadakan seminar secara online ini. Bila Anda ingin mengadakannya pula maka ada beberapa tahapan yang harus dilalui yaitu :
1. Menentukan topik
Hal pertama yang harus Anda persiapkan adalah topik apa yang nantinya akan dibahas dalam seminar. Topik ini akan sangat berpengaruh pada minat audiens, sehingga carilah topik yang tengah hangat diperbincangkan di tengah masyarakat. Namun selain itu pastikan Anda tau atau bahkan paham dengan topik tersebut serta dapat mencari pemateri yang tepat.
2. Menggunakan perangkat penunjang yang mumpuni
Tentunya karena akan dilaksanakan secara online pastikan perangkat penunjang yang digunakan seperti komputer, kamera, mikrofon hingga koneksi internet mampu menunjangnya. Semakin banyak peserta yang mengikuti tentunya membuat kebutuhan server hingga platformnya harus mampu menunjangnya.
3. Merancang materi
Setelah topik ditentukan tentu selanjutnya adalah menentukan bagaimana topik tersebut akan disampaikan nantinya. Ada banyak tipe dalam penyampaian materi seperti slide power point, diskusi hingga tanya jawab, dsb. Bila memilih penyampaian dengan tanya jawab tentunya Anda harus mencari pemateri yang tepat, mic yang kompatibel hingga notulen yang tepat. Agar dapat berlangsung lancar tidak ada salahnya Anda menggunakan jasa event organizer yang terpercaya.
4. Menentukan waktu pelaksanaan
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan disini adalah waktu pelaksanaannya. Karena dilakukan secara online maka penting untuk memilih waktu dimana para audiens sedang mempunyai waktu luang. Salah satu cara untuk mengetahuinya Anda juga dapat bertanya langsung kepada audiens tentang pemilihan waktu.
5. Mempromosikan acara
Setelah semua tersusun rapi tentunya hal selanjutnya adalah mempromosikan tentang seminar Anda. Kita dapat mengiklankannya melalui berbagai platform seperti media sosial, website, email hingga menggunakan iklan berbayar. Pastikan semua informasi penting terdapat di promosi tersebut serta buatlah konten promosi yang menarik.
6. Menyiapkan rencana cadangan
Meskipun semua sudah terencana dengan baik, namun kita juga tetap perlu menyiapkan rencana cadangan. Sebagai contoh meskipun sudah menggunakan peralatan terbaik namun kita tetap menyediakan peralatan cadangan yang sama baiknya. Hingga bila seminar tidak memungkinkan dilakukan pada waktu yang telah ditentukan pastikan kita menyiapkan rencana kapan lagi seminar akan dilakukan dan sebagainya.
7. Evaluasi
Tentunya karena tidak ada manusia yang sempurna maka tidak ada acara yang sempurna pula. Pastikan untuk selalu melakukan evaluasi setelah acara selesai, catatlah semua kendala yang terjadi selama acara berlangsung. Selain itu mintalah feedback dari para peserta sehingga bila Anda akan mengadakan acara selanjutnya bisa berlangsung dengan lebih baik.
