Manfaat Aplikasi Arsip Digital – Pengarsipan adalah suatu proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen atau arsip secara sistematis. Sehingga hal ini memungkinkan untuk memperoleh, menemukan, dan menggunakan kembali dokumen atau arsip tersebut dengan mudah dan cepat ketika diperlukan.
Pengarsipan Manual dan Digital
Pengarsipan biasanya dilakukan untuk mengorganisir dokumen atau arsip agar terhindar dari kerusakan, hilang, atau dicuri. Beberapa langkah dalam pengarsipan meliputi :
- Pengklasifikasian dokumen atau arsip berdasarkan kategori atau jenisnya
- Memberi nomor atau kode pada dokumen atau arsip untuk memudahkan pengelolaan dan pencarian
- Penyimpanan dokumen atau arsip pada rak arsip atau kabinet arsip yang sesuai dengan standar pengarsipan
- Pemberian label pada setiap dokumen atau arsip untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian
- Pencatatan dan dokumentasi pada daftar inventaris arsip untuk memudahkan pengecekan dan pengawasan
Pengarsipan yang baik sangat penting, terutama bagi perusahaan atau organisasi yang memiliki banyak dokumen atau arsip. Dengan pengarsipan yang baik, akan memudahkan dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas organisasi.
Pengarsipan manual dilakukan dengan cara menyimpan dokumen atau informasi pada kertas atau media cetak lainnya dalam file dan rak yang tersusun rapi dan teratur. Dokumen atau informasi yang disimpan secara manual biasanya diorganisir menggunakan klasifikasi seperti alfabet, numerik, atau kronologis.
Sedangkan, pengarsipan digital dilakukan dengan menyimpan dokumen atau informasi dalam format elektronik dan diatur dalam suatu sistem informasi atau basis data. Dokumen atau informasi yang disimpan secara digital dapat dicari, diakses, dan dibagikan dengan mudah dan cepat.
Kedua jenis pengarsipan memiliki keuntungan dan kekurangan masing-masing. Pengarsipan manual memungkinkan informasi yang tersimpan dapat diakses secara langsung dan mudah dikendalikan, namun membutuhkan ruang penyimpanan yang besar dan rentan terhadap kerusakan atau kehilangan dokumen.
Sedangkan pengarsipan digital memungkinkan informasi yang tersimpan dapat diakses dan dicari dengan cepat, dapat disimpan dalam kapasitas yang besar, dan lebih aman karena dapat dilakukan backup, namun membutuhkan perangkat lunak dan keamanan informasi yang cukup baik.
Manfaat Aplikasi Arsip Digital
Aplikasi arsip digital atau electronic document management system (EDMS) adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen secara digital. Manfaat dari aplikasi arsip digital antara lain :
1. Memudahkan pencarian dokumen
Dengan menggunakan aplikasi arsip digital, pengguna dapat dengan mudah mencari dokumen yang diinginkan melalui sistem pencarian yang canggih, baik berdasarkan nama, nomor, atau kata kunci tertentu. Hal ini meminimalkan risiko kehilangan atau kesulitan dalam mencari dokumen fisik.
2. Menghemat ruang penyimpanan
Dokumen digital dapat disimpan dalam ruang penyimpanan yang jauh lebih kecil dibandingkan dengan dokumen fisik. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghemat ruang dan biaya penyimpanan.
3. Memudahkan kolaborasi
Aplikasi arsip digital memungkinkan pengguna untuk dengan mudah berbagi dokumen dengan anggota tim atau rekan kerja lainnya, bahkan jika mereka berada di lokasi yang berbeda. Hal ini mempercepat alur kerja dan meminimalkan kesalahan dalam pengolahan dokumen.
4. Meningkatkan keamanan
Dokumen digital dapat dilindungi dengan password dan hak akses tertentu, sehingga hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dan mengubah dokumen tersebut. Selain itu, aplikasi arsip digital juga menyediakan fitur backup dan restore data, sehingga dokumen yang disimpan tetap aman dan terlindungi.
5. Meningkatkan efisiensi
Dengan menggunakan aplikasi arsip digital, proses pengolahan dokumen menjadi lebih cepat dan efisien. Hal ini disebabkan karena dokumen dapat dengan mudah diakses dan diolah secara digital, sehingga menghemat waktu dan tenaga yang seharusnya digunakan untuk mengelola dokumen fisik.
Secara keseluruhan, aplikasi arsip digital dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam meningkatkan produktivitas, efisiensi, keamanan, dan kolaborasi dalam pengolahan dokumen. Kini banyak jasa pembuatan aplikasi website yang menyediakan aplikasi arsip digital untuk berbagai perusahaan, bisnis, organisasi, dll.
