Sistem HRIS dalam Bisnis: Pengenalan, Fungsi, dan Manfaatnya – HRD adalah kependekan dari Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bidang ini memegang peran penting dalam pengelolaan dan pengembangan tenaga kerja di dalam sebuah perusahaan. Untuk mencapai hasil yang optimal dalam Pengembangan Sumber Daya Manusia, penggunaan Software HRIS menjadi suatu keharusan.
Software HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan beragam data dan informasi terkait dengan para karyawan. Oleh karena itu, pemilihan dan penggunaan software HRM atau HRIS yang sesuai sangatlah vital dalam membantu tim HR menjalankan tugas administratif karyawan dengan efisien.
Apa Itu HRIS?
HRIS, atau Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, adalah singkatan dari HRM, yang merupakan Manajemen Sumber Daya Manusia. Keduanya memiliki keterkaitan yang erat.
HRM adalah praktik pengelolaan tenaga kerja di dalam perusahaan dengan tujuan membantu perusahaan mencapai keunggulan kompetitif. Biasanya dikenal sebagai departemen SDM, HRM dirancang untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam mencapai tujuan bisnis.
HRIS adalah perangkat lunak yang digunakan oleh departemen SDM untuk mengelola berbagai aktivitas yang berkaitan dengan sumber daya manusia melalui sistem terpusat. Aktivitas ini mencakup penggajian, pemrosesan pajak, proses rekrutmen, pencatatan kehadiran dan cuti, serta evaluasi kinerja karyawan.
Dengan menggunakan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia, manajer SDM dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan, seperti data pribadi, posisi pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lainnya. Manajer SDM juga dapat mengatur akses ke sistem manajemen SDM, menentukan informasi yang dapat diakses oleh karyawan, dan mana yang hanya bisa diakses oleh manajemen.
HRIS merupakan salah satu modul dalam Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) yang dapat diintegrasikan dengan berbagai modul lain yang diperlukan oleh perusahaan. HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi, seperti perangkat lunak desktop (on-premise), berbasis web (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.
Cara Kerja Software HRM untuk Membantu HR
Seperti halnya perangkat lunak lainnya, sistem HRM dapat memberikan dukungan yang sangat berharga bagi tim HR, terutama dalam pengelolaan karyawan. Kami sangat memahami bahwa karyawan merupakan aset berharga bagi perusahaan, dan pengelolaan mereka dengan efektif adalah kunci untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Sistem HRM membantu tim HR dalam melacak kekosongan dalam struktur perusahaan, mengidentifikasi divisi yang membutuhkan perekrutan karyawan, dan merencanakan pelatihan yang diperlukan untuk mengembangkan karyawan. Ini adalah sistem HR yang dirancang khusus untuk mempermudah pengelolaan sumber daya manusia di dalam perusahaan.
Manajemen sumber daya manusia menjadi lebih otomatis dan efisien dengan adanya sistem HR ini. Sistem HR mengubah cara pengelolaan karyawan menjadi lebih modern, yang pada akhirnya akan menghasilkan kinerja yang lebih optimal. Selain itu, sistem manajemen HR mampu menyimpan data penting mengenai karyawan, seperti CV, catatan pelatihan, ijazah, kartu keluarga, dan dokumen pribadi lainnya.
Keamanan penyimpanan data dalam sistem manajemen HR juga sangat tinggi, sehingga risiko kebocoran data minimal. Selain itu, sistem HRM juga membantu tim HR dalam proses rekrutmen dengan menyaring kandidat sesuai dengan standar perusahaan. Dengan bantuan sistem manajemen HR, tim HR dapat memilih kandidat rekrutmen yang sesuai dengan standar perusahaan dengan lebih efisien.
Fitur Utama HRIS
Berikut adalah fitur utama dalam HRIS yang membantu meningkatkan produktivitas divisi HR dan kinerja perusahaan:
1. Presensi yang Terotomatisasi
Fitur HRIS presensi menghilangkan kebutuhan akan presensi manual, membuat operasional harian perusahaan lebih efisien. Meskipun demikian, penting untuk memantau penggunaan perangkat lunak presensi ini untuk memastikan akurasi data kehadiran.
Sistem manajemen sumber daya manusia memudahkan pelacakan kehadiran karyawan, serta pengelolaan cuti mereka. HR dapat dengan mudah mencatat dan mengatur cuti karyawan dengan bantuan sistem informasi SDM. Hal ini menghindari kebingungan terkait cuti yang berlebihan.
2. Penggajian yang Otomatis
Fitur HRIS penggajian membantu dalam perhitungan gaji karyawan secara efektif, mengurangi potensi kesalahan jika dibandingkan dengan perhitungan manual yang dilakukan oleh karyawan. Ini juga mempermudah divisi HR dalam memastikan bahwa tidak ada ketidaksesuaian dalam pembayaran gaji.
Sistem HRM berfungsi untuk menggaji karyawan dengan mudah dan otomatis. Hal ini membantu memastikan bahwa setiap karyawan menerima gaji yang sesuai tanpa terlewat satu pun.
3. Rekrutmen yang Terkelola dengan Baik
Proses rekrutmen seringkali rumit dan tidak bisa dianggap enteng, karena perusahaan ingin memastikan bahwa mereka menerima karyawan yang tepat dan berpotensi menjadi aset berharga. Fitur HRIS rekrutmen karyawan membantu perusahaan dalam meninjau dan mengelompokkan lamaran berdasarkan jenis pekerjaan, serta memastikan bahwa data yang diperlukan tersedia.
Dalam proses rekrutmen yang kompleks, HR management system sangat berguna untuk membantu tim HR mengklasifikasikan para calon dengan lebih mudah. Dengan HR management system, HR dapat menetapkan standar dan kriteria untuk seleksi calon. Calon yang tidak sesuai dengan kriteria tersebut dapat dengan mudah terdiskualifikasi menggunakan HRMS yang terbaik.
4. Laporan Izin Cuti yang Terintegrasi
Dengan adanya sistem HRIS, karyawan dapat mengajukan izin cuti atau absensi secara online dari mana saja. Selain itu, atasan atau manajer juga dapat memberikan persetujuan secara langsung melalui perangkat lunak HRM yang digunakan. Sistem ini terintegrasi dengan perhitungan gaji dan saldo cuti karyawan.
Penggunaan HRM system memudahkan HR dalam mencatat laporan izin cuti karyawan. HR akan secara otomatis mendapatkan data mengenai cuti karyawan dengan bantuan HRM system. Karyawan hanya perlu mengisi satu formulir, dan HRM system akan secara otomatis mengintegrasikannya dengan data HR. Ini menjadikan HRIS Indonesia sebagai perangkat lunak wajib bagi perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini dalam HRIS, tim HR dapat mengelola tugas-tugas administratif dengan lebih efisien, meningkatkan produktivitas, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Ini membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih baik.
Fungsi HRIS atau HRM Software bagi Perusahaan
Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia atau HRMS adalah perangkat lunak yang menggabungkan semua fungsi HRIS dengan fitur lain seperti penggajian, absensi, rekrutmen, dan manajemen bakat. Karena itu, aplikasi HRIS Indonesia dapat membantu mempermudah pekerjaan tim HR dalam mengelola administrasi karyawan.
1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Data karyawan bersifat pribadi dan hanya seharusnya dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengendalikan akses informasi dalam sistem ini, mengurangi risiko kebocoran data.
2. Mempermudah Proses Pendistribusian Gaji
Perangkat lunak HRM mempercepat dan menyederhanakan proses penggajian. Kesalahan manusia yang sering terjadi dalam perhitungan gaji dapat diminimalkan, karena HRM memiliki modul akuntansi yang dapat menghitung gaji berdasarkan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Laporan penggajian dapat dibuat dalam hitungan menit dan tersimpan dengan baik dalam sistem, memudahkan manajemen dan karyawan untuk melacaknya. Manajer juga dapat melihat rincian penggajian setiap bulan, termasuk komponen-komponen seperti tunjangan dan uang lembur.
Oleh karena itu, menggunakan Sistem HRM HashMicro merupakan solusi untuk menyederhanakan proses pendistribusian gaji karyawan Anda. Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga perangkat lunak HashMicro untuk memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
3. Monitoring Kinerja Karyawan
Sistem HR merubah cara pengelolaan kinerja karyawan menjadi lebih otomatis dan digital. Manajer HRD dapat menetapkan Key Performance Indicators (KPI) untuk setiap karyawan dan mengukur pencapaian mereka. Ini akan mempermudah manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
4. Menghemat Biaya Operasional HRD
HRIS Indonesia dapat membantu mengurangi biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi yang tidak efisien. Seluruh proses dapat diotomatisasi oleh perangkat lunak ini, mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manusia untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM).
5. Penyederhanaan Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen, dari tahap wawancara hingga penerimaan karyawan baru, dapat diatur dengan mudah menggunakan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM). Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan mengelompokkan kandidat berdasarkan status mereka.
Dengan adanya HRIS ini, akan memudahkan kerja manajer serta menghemat tenaga kerja, yang pada akhirnya akan berdampak positif pada perusahaan secara keseluruhan. Ini adalah langkah bonafit yang akan memberikan manfaat jangka panjang bagi perusahaan.
6. Membantu Optimalisasi Pengambilan Keputusan
Perangkat lunak HRM membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan semua informasi terkait SDM yang tersedia dalam satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan cepat dan mudah menilai kontribusi karyawan dan mengatasi kekurangan keterampilan.
7. Automatisasi Pekerjaan Berulang
Pekerjaan berulang seperti pencatatan kehadiran, perhitungan pajak penghasilan karyawan, penghitungan payroll, dan pendistribusian gaji dapat diotomatisasi menggunakan aplikasi HRM. Ini mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dalam proses tersebut.
8. Mengurangi Kesalahan Manusia
Kesalahan manusia dalam perhitungan dapat diminimalkan dengan menggunakan aplikasi HRM, yang otomatisasi semua kegiatan ini. Selain itu, aplikasi manajemen sumber daya manusia juga meningkatkan efisiensi dan efektivitas HR, yang pada gilirannya akan meningkatkan kinerja perusahaan.
9. Akses Data yang Fleksibel
Dengan adanya aplikasi pendukung HRIS, data perusahaan dapat diakses dengan fleksibilitas dari mana saja dan kapan saja karena aplikasi ini terhubung secara online. Hal ini memudahkan pemilik perusahaan atau manajer HR dalam mengawasi dan memeriksa data dengan fleksibilitas yang lebih besar.
10. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Komunikasi yang efektif antara karyawan dan tim HR dapat ditingkatkan dengan adanya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS). Dengan pengelolaan gaji dan pajak yang akurat, ini akan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan memotivasi mereka dalam bekerja.
Fitur Utama dalam Aplikasi Sistem HRIS
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah program yang sangat diperlukan oleh perusahaan dan departemen HR untuk mempermudah pengelolaan karyawan. Ini dikarenakan HRIS mampu mengotomatisasi semua aspek manajemen SDM, termasuk absensi, penggajian, talenta, dan urusan umum.
Meskipun setiap sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM) memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, terdapat beberapa fitur inti yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang komprehensif dan modern. HRMS yang dilengkapi dengan fitur-fitur lengkap dan mutakhir akan sangat memudahkan departemen HR dalam mengelola karyawan yang ada. Oleh karena itu, berikut ini beberapa fitur aplikasi human resource management yang wajib HR miliki.
1. Manajemen Penggajian
Dengan fitur ini, perhitungan gaji karyawan dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja, dan potongan pajak, sehingga risiko kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim.
Slip gaji dapat dibuat secara digital dan tersimpan dengan baik dalam sistem. Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat dengan mudah diakses oleh perusahaan dalam satu tampilan, memudahkan manajer HRD untuk memastikan bahwa tidak ada yang terlewatkan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) memudahkan tim HR dalam menjalankan proses penggajian secara otomatis. Hal ini akan menghindari kesalahan dalam pendistribusian gaji kepada setiap pekerja.
2. Manajemen Rekrutmen
Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah mengatur setiap tahapan dalam proses rekrutmen, mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, hingga penerimaan, berkat kehadiran HRIS. Dengan fungsi “drag and drop,” manajer dapat dengan leluasa memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya. Proses rekrutmen yang kompleks dan jumlah kandidat yang banyak dapat menjadi tantangan bagi tim HR atau talent acquisition.
Oleh karena itu, HR memerlukan aplikasi Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM) yang dapat memudahkan mereka dalam mengatur dan mengelola rekrutmen karyawan. Dengan menggunakan Aplikasi HRM atau HRMS, HR dapat menyederhanakan alur rekrutmen yang rumit. Selain itu, penggunaan aplikasi manajemen sumber daya manusia akan membantu HR mendapatkan kandidat yang lebih berkualitas.
3. Manajemen Waktu & Kehadiran
HRIS yang efisien dapat diintegrasikan dengan teknologi RFID atau sistem kehadiran biometrik, sehingga perusahaan tidak perlu lagi mencatat kehadiran setiap karyawannya secara manual menggunakan kertas atau spreadsheet. Informasi mengenai kehadiran, jam kerja, dan cuti karyawan akan tercatat secara otomatis dalam sistem, sehingga perhitungan gaji setiap karyawan dapat dilakukan dengan akurat.
Selain itu, karyawan juga dapat mengajukan permohonan cuti dan melihat sisa cuti mereka melalui sistem. HRMS akan sangat memudahkan tim HR dalam mengontrol presensi karyawan dan mengelola jadwal kerja mereka. HR tidak akan mengalami kesulitan dalam mengawasi kinerja karyawan serta memastikan bahwa mereka bekerja sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
4. Manajemen Penilaian
HRIS mempermudah proses evaluasi karyawan menjadi lebih praktis. Manajer dapat dengan mudah membuat lembar evaluasi khusus untuk diberikan kepada setiap karyawan. Berbagai jenis penilaian dapat diciptakan, termasuk penilaian diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat dengan mudah ditinjau dan kemudian diukur untuk mengevaluasi perkembangan yang telah dicapai oleh karyawan.
5. Manajemen keuangan
Berbagai biaya yang Anda keluarkan dan pengembalian uang yang karyawan ajukan, semuanya dapat terpantau melalui fitur ini. Manajer dapat membuat laporan terkait pengeluaran biaya setiap karyawan setiap waktu. Ini akan memudahkan manajemen dalam mengontrol biaya juga. Aplikasi Human Resource Management memiliki fungsi dan fitur untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola keuangan mereka bagi SDM.
6. Manajemen Pajak dengan HRIS
Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM) yang efisien seharusnya dilengkapi dengan fitur pengelolaan pajak yang terintegrasi dengan baik. Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, termasuk NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan rincian informasi bank karyawan, harus dapat diakses dan dikelola melalui sistem ini.
Perusahaan pastinya akan lebih memilih untuk menggunakan HRMS daripada mengandalkan metode manual dalam mengelola pajak perusahaan atau individu. Ini adalah alasan utama mengapa banyak perusahaan beralih ke HRMS, karena sistem ini dapat mengotomatisasi perhitungan pajak karyawan dan perusahaan dengan lebih efisien dan akurat.
7. Laporan Analitik
Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM) yang canggih memungkinkan manajer HRD untuk dengan cepat membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja, seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, dan lainnya dalam waktu singkat. Laporan-laporan tersebut juga dapat dibuat dalam berbagai format, termasuk diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang, sesuai dengan kebutuhan.
Manfaat Penggunaan HRM
Semakin besar sebuah perusahaan, tentu semakin banyak karyawan yang bekerja di dalamnya. Mengelola karyawan secara manual akan menjadi tugas yang sulit terutama bagi departemen HR. Oleh karena itu, HR akan menghadapi kesulitan dalam mengatur jadwal pelatihan, cuti, administrasi karyawan, dan penggajian. Inilah alasan mengapa banyak perusahaan sudah beralih menggunakan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HR Management System).
HRM system adalah perangkat lunak terintegrasi yang mampu membantu departemen HR dalam mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Penggunaan HRIS oleh departemen HR dapat meningkatkan efisiensi mereka dan meningkatkan kualitas SDM dengan lebih efektif. Sistem manajemen sumber daya manusia dapat membantu perusahaan dalam menentukan jadwal pelatihan, mengelola penggajian, perhitungan pajak, dan BPJS.
Kesimpulan
Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak HRIS, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan unik perusahaan Anda. Ada banyak pilihan di pasar, tetapi tidak semuanya cocok untuk perusahaan Anda.
Oleh karena itu, Anda perlu mengevaluasi fitur dan kekurangan setiap sistem sebelum mengambil keputusan. Pemilihan perangkat lunak HRIS yang tepat sangat penting karena akan membantu Anda mengelola ribuan karyawan dengan lebih efisien. Software Diginext membantu memudahkan proses manajemen sumber daya manusia di perusahaan Anda, dan HR management system milik Diginext terintegrasi serta mudah digunakan.
